1. GİRİŞ

1.1.           Amaç

İsmail Çelik İnş. Ltd. Şti. (Çelen Kız Yurdu); Çelen Kız Yurdu hissedarları, müdürler kurulu üyeleri, personeli, Çelen Kız Yurdu'ın taşeron firmalarının personeli, birlikte iş yaptığı firmaların temsilcileri ve Çelen Kız Yurdu tesisleri ziyaretçileri gibi herhangi bir gerçek kişiye ait olan ve Çelen Kız Yurdu tarafından işlenen kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) başta olmak üzere ilgili mevzuata (“KVK Mevzuatı”) uygun olarak işlenmesini ve kişisel verisi işlenen kişilerin yasal haklarını etkin şekilde kullanmasını sağlamaya önem vermektedir. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasının hazırlanması, KVK Mevzuatı uyarınca bir yükümlülük olmasının yanı sıra veri sorumlusunun kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin usul ve esaslarını belirleyerek bu süreçleri yürütebilmesi için bir gerekliliktir.

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, veri sorumlusunca işlenen kişisel verilerin kayıt ortamlarının, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren sebeplerin, saklanma koşullarının, kişisel verilerin güvenliğini sağlama yollarının, işlenmesi için gereklilik kalmayan verilerin güvenli bir şekilde imha edilmesi yollarının ve tüm bu sistemin oluşabilmesi için alınması gereken hukuki ve teknik tedbirlerin belirlenmesi ve takip edilebilmesi amacını taşımaktadır. Çelen Kız Yurdu, işlemekte olduğu kişisel verilerin saklanmasına ve bu kişisel verilerden işlenme gereklilikleri sona erenlerin imhasına ilişkin tüm işlemlerin kurallarını işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile belirlemiştir ve bu politika uyarınca gerçekleştirmektedir.

1.2.           Kapsam

Çelen Kız Yurdu çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Çelen Kız Yurdu sahip olduğu ya da Kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

2.  TANIMLAR

3. KAYIT ORTAMLARI

Çelen Kız Yurdu tarafından işlenmekte olan kişisel veriler, aşağıdaki tabloda belirtilen kayıt ortamlarında saklanmaktadır.

Fiziksel Kayıt OrtamlarıElektronik Kayıt Ortamları

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

4.1.           Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Sebepler

KVK Kanunu kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlemiştir. Çelen Kız Yurdu işlemekte olduğu tüm kişisel verileri bu şartlardan en az birine dayanarak işlemektedir. Çelen Kız Yurdu'ın kişisel veri işlemesine dayanak olan işlenme şartları:

⦁    Kanunlarda açıkça öngörülmesi

⦁    Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması

⦁    Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

⦁    Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

⦁    İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Çelen Kız Yurdu'ın işlediği verileri saklamasını gerektiren en önemli işleme şartlarından birisi, kanunlarda açıkça saklanması gerektiğinin belirtilmiş olmasıdır. Çelen Kız Yurdu'ın yaptığı işler ve işleyişi kapsamında kişisel veri saklamasının gerektiren başlıca kanunlar;

⦁    6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

⦁    6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

⦁    4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

⦁    5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

⦁    5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar
                     Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

⦁    6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

⦁    4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

⦁    3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

⦁    4857 sayılı İş Kanunu,

⦁    213 sayılı Vergi Usul Kanunu

⦁    193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu

⦁    5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu

⦁    3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

Çelen Kız Yurdu'ın işlediği verileri saklamasını gerektiren ve diğer işleme şartları kapsamına giren kişisel veri işleme amaçları:

⦁    Yönetim faaliyetlerini yürütmek,

⦁    Finans ve muhasebe işlerini yürütmek,

⦁    İnsan kaynakları süreçlerini yönetmek,

⦁    Şirket faaliyetlerini yürütmek,

⦁    Çalışanlara karşı hukuki yükümlüklerin yerine getirilmesini sağlamak,

⦁    Çalışanların hukuki yükümlüklerini yerine getirip getirmediğinin tespitini ve takibini sağlamak,

⦁    Üçüncü kişi ve kurumlar ile yapılan işler süresince hukuki yükümlülüklerin karşılıklı olarak yerine getirilmesini sağlamak,

⦁    Şirkette can, mal ve veri güvenliğini sağlamak,

⦁    Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi vermek,

⦁    Şirket içi ve üçüncü kişiler/kurumlarla iletişimi sağlamak,

⦁    Hukuki uyuşmazlıklarda taraf olunması durumunda delil sunabilmek.

4.2.           Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Sebepler

Çelen Kız Yurdu aşağıda belirtilen durumlarda saklamakta olduğu kişisel verileri imha eder:

⦁   Kişisel verilerin işlenmesine esas teşkil eden mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması,

⦁   Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren hiçbir amaç kalmaması,

⦁   Kişisel verileri işlerken sadece açık rıza şartına dayanılmış olan hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

⦁   İlgili kişinin KVK Kanununun 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklara dayanarak işlenmekte olan kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Çelen Kız Yurdu tarafından kabul edilmesi,

⦁   İlgili kişinin yukarıda geçen başvuruyu yapması sonrası kanunda belirtilen koşulların oluşması sebebiyle ilgili kişinin Kurula şikâyette bulunması ve Kurulun ilgili kişinin talebini uygun bulunması,

⦁   Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir amacın, şartın mevcut olmaması.

4.3.           İdari ve Teknik Tedbirler

Çelen Kız Yurdu, KVK Kanununun 6. ve 12.maddeleri uyarınca, kişisel verilerin özel nitelikli kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ve hukuka uygun olarak imha edilmesi için gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

4.3.1.    İdari Tedbirler

4.3.1.1.    Mevcut Risk ve Tehditlerin Belirlenmesi

Çelen Kız Yurdu tarafından, kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı, mahiyeti gereği hangi derecede gizlilik seviyesi gerektirdiği, güvenlik ihlali halinde İlgili Kişi bakımından ortaya çıkabilecek zararın niteliği ve niceliği dikkate alınarak gerekli olmayan hiçbir bilginin alınmaması konusunda özen gösterilmekte, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi için gerekmesi durumunda İlgili Kişilerden açık rıza alınmakta, gizli belgeler sadece yetkili kişilerin ulaşabileceği ortamlarda saklanmakta ve kişisel veriler işlenme amaçları ortadan kalktıktan sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

4.3.1.2.    Çalışanların Eğitilmesi ve Farkındalık Çalışmaları

Çelen Kız Yurdu tarafından, çalışanları, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmaması gibi konular hakkında bilgilendirilmiş, çalışanlarda farkındalık yaratılmış, güvenlik riskleri belirlenerek gerekli önlemler alınmış, çalışanların kişisel veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumlulukları, görev tanımlarını belirlenmiş, çalışanlarla kişisel verilerin gizliliğine ilişkin sözleşme imzalanmış, iş sözleşmelerine ve işçi yönetmeliğine gerekli maddeler eklenmiş ve çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine uymaması durumunda devreye girecek bir disiplin süreci belirlenmiştir.

4.3.1.3.    Kişisel Veri Güvenliği Politikalarının ve Prosedürlerinin Belirlenmesi

Çelen Kız Yurdu tarafından, veri kayıt sistemlerinde hangi kişisel verilerin bulunduğu tespit edilmiş ve bu veriler ile bir kişisel veri envanteri oluşturulmuş, mevcut güvenlik önlemleri incelenerek yasal yükümlülüklere uyum sağlanmış, politika ve prosedürler hazırlanmış, sorunlu alanlar belirlenerek gerekli tedbirler alınmış, düzenli olarak yapılacak kontrol periyodları belirlenmiş ve belgelenerek kontrollere başlanmış, kontrollerde geliştirilmesi gereken hususların belirlenmesi ve gerekli güncellemelerin yapılması yönünde karar alınmış, her kişisel veri kategorisi için ortaya çıkabilecek riskler ile güvenlik ihlallerinin nasıl yönetileceği belirlenmiştir.

4.3.1.4.    Kişisel Verilerin Mümkün Olduğunca Azaltılması

Çelen Kız Yurdu tarafından, kişisel veriler, doğru güncel olarak işlenmekte, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmekte, yapılan periyodik kontrollerde işlenmekte olan kişisel verilere hala ihtiyaç olup olmadığı değerlendirilmekte, ihtiyaç duyulmayan kişisel veriler, kişisel veri saklama ve imha politikası uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmekte, yetkisiz erişimin önüne geçilebilmesi için sıklıkla erişim gerektirmeyen ve arşiv amaçlı tutulan kişisel veriler, daha güvenli ortamlarda muhafaza edilmektedir.

4.3.1.5.    Veri İşleyenler ile İlişkilerin Yönetimi

Çelen Kız Yurdu tarafından, dışarıdan hizmet alınması sebebiyle veri aktarılan kişi/kurumların, bu kişisel verileri işlerken en az kendileri tarafından sağlanan güvenlik seviyesini sağlandıklarından emin olmak adına, veri işleyenlerle kişisel veri aktarımı sözleşmeleri imzalanmakta; söz konusu sözleşme aracılığıyla, veri işleyenin sadece Çelen Kız Yurdu'ın talimatları doğrultusunda, sözleşmede belirtilen veri işleme amaç ve kapsamına uygun ve kişisel verilerin korunması mevzuatı ile uyumlu şekilde hareket etmesi, kişisel veri saklama ve imha politikasına uyması, veri işleyenin, işlediği kişisel verilere ilişkin olarak süresiz sır saklama yükümlülüğüne tabi olması, söz konusu sözleşmede herhangi bir veri ihlali olması durumunda, veri işleyenin bu durumu derhal Çelen Kız Yurdu'a bildirmekle yükümlü olması teminat altına alınmaktadır.

4.3.2.    Teknik Tedbirler

4.3.2.1.    Siber Güvenliğin Sağlanması

Çelen Kız Yurdu tarafından güvenlik duvarı, ağ geçidi yama yönetimi ve yazılım güncellemeleri kullanılmakta, sistemler için alınan güvenlik tedbirlerinin yeterli olup olmadığı düzenli olarak kontrol edilmekte, düzenli aralıklarla şifre ve parolaların değiştirilmesi sağlanmakta, yönetici hesabı ve admin yetkisi sadece ihtiyaç olan durumlarda kullanım için açılmakta, kullanıcı adı ve şifre kullanılmak suretiyle ilgili sistemlere erişimin sağlanmakta, Çelen Kız Yurdu‘la ilişikleri kesilen çalışanlar için zaman kaybetmeksizin hesap silinmekte ya da girişler kapatılmakta, anti virüs, antispam gibi ürünler kullanılmakta ve güncellenmekte, farklı internet sitelerinden kişisel veri temin edilirken, bağlantılar güvenli yollarla gerçekleştirilmektedir. Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından, güçlü ve kolay tahmin edilemeyecek şifre ve parolalar oluşturulmuş, şifre girişi deneme sayısı sınırlandırılmıştır, kişisel veri içeren sistemlere erişim sınırlandırılmış, çalışanlara, yapmakta oldukları iş ve görevler ile yetki ve sorumlulukları için gerekli olduğu ölçüde erişim yetkisi tanınmış, kullanılmayan yazılım ve servisler cihazlardan kaldırılmış, erişim yetki ve kontrol matrisi ve ayrı bir erişim politika ve prosedürü oluşturulmuştur.

4.3.2.2.    Kişisel Veri Güvenliğinin Takibi

Çelen Kız Yurdu tarafından güvenlik yazılımı mesajları, erişim kontrolü kayıtları ve diğer raporlama araçları düzenli olarak manuel  kontrol edilmekte, bu sistemlerden gelen uyarılar üzerine harekete geçilmekte, bilişim sistemlerinin bilinen zafiyetlere karşı korunması için düzenli olarak zafiyet taramaları ve sızma testleri yapılmakta, ortaya çıkan güvenlik açıklarına dair testlerin sonucuna göre değerlendirmeler yapılmakta, bilişim sisteminin çökmesi, kötü niyetli yazılım, servis dışı bırakma saldırısı, eksik veya hatalı veri girişi, gizlilik ve bütünlüğü bozan ihlaller, bilişim sisteminin kötüye kullanılması gibi istenmeyen olaylarda deliller toplanmakta ve güvenli bir şekilde saklanmaktadır.

4.3.2.3.     Kişisel Veri İçeren Ortamların Güvenliğinin Sağlanması

Çelen Kız Yurdu tarafından Çelen Kız Yurdu'a ait kişisel veri içeren kağıt ortamları, elektronik ortam ve cihazlar için önlem alınmakta, elektronik posta ya da posta ile aktarılan kişisel veriler tedbir alınarak gönderilmekte, kişisel veri içeren kağıt ortamındaki evraklar, sunucular, yedekleme cihazları, CD, DVD ve USB gibi cihazlar ek güvenlik önlemlerinin olduğu başka bir odaya alınarak kullanılmadığı zaman kilit altında tutulmakta, ortama giriş çıkış kayıtları tutulmakta, söz konusu evraklara yetkisiz erişimin önlenmekte, kişisel veri içeren cihazların kaybolması veya çalınması gibi durumlara karşı erişim kontrol yetkilendirmesi ve şifreleme yöntemleri kullanılmakta; bu kapsamda şifre anahtarı, sadece yetkili kişilerin erişebileceği bir ortamda saklanmakta ve yetkisiz erişimin önlenmekte, tam disk şifrelemesiyle dosyalar şifrelenmekte, uluslararası kabul gören şifreleme programları kullanılmaktadır. Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından, çalışanların şahsi elektronik cihazlarının, bilgi sistem ağına erişim sağlaması sırasında güvenlik ihlali olmaması için güvenlik tedbirleri alınmıştır, elektronik ortamda tutulan kişisel veriler için ağ bileşenleri arasındaki erişimi sınırlandırılmıştır ve bileşenler ayrılmıştır.

4.3.2.4.    Bilgi Teknolojileri Sistemleri Tedariki, Geliştirme ve Bakımı

Çelen Kız Yurdu tarafından, uygulama sistemlerinin girdilerinin doğru ve uygun olduğuna dair kontroller yapılmakta, arızalandığı ya da bakım süresi geldiği için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilen cihazların bakım ve onarım işlemi için gönderilmesinden önce, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için cihazlardaki veri saklama ortamı sökülerek saklanmakta veya sadece arızalı parçalar gönderilmekte, bakım ve onarım gibi amaçlarla dışarıdan personel geldiği zaman kişisel veriler kopyalanarak kurum dışına çıkarılmasını engellemek için gerekli önlemler alınmaktadır. Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından sisteme doğru girilmiş bilginin bozulup bozulmadığını kontrol etmek amacıyla uygulamalara kontrol mekanizmaları yerleştirilmiştir.

4.3.2.5.    Kişisel verilerin yedeklenmesi

Yedeklenen kişisel verilere sadece sistem yöneticisi tarafından erişilebilmekte, veri seti yedekleri ağ dışında tutulmakta ve tüm yedeklerin fiziksel güvenliği sağlanmaktadır. Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından kötü amaçlı yazılımlara karşı kişisel veri güvenliğini sağlamak için veri yedekleme stratejileri geliştirilmiştir.

5. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI

UnvanBirimGörev Tanımı

6. VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kişisel Veri Kategorizasyonu Azami Saklanma Süresi İmha Süresi Kimlik Bilgisi İletişim Bilgisi Lokasyon Verisi Müşteri Bilgisi Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi Finansal Bilgi Görsel/İşitsel Bilgi Özlük Bilgisi Özel Nitelikli Kişisel Veriİşlem Güvenliği Bilgisi Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Çelen Kız Yurdu, her yılın Haziran ve Aralık aylarında, imhası gereken ve imha zamanı gelen kişisel verileri imha eder. Belirtilen periyod imha için belirlenmiş en geniş aralık olmakla birlikte, gerektiğinde ara dönemlerde de imha yapma hakkı saklıdır. İmha işlemlerinin her biri tarih bilgisi içeren tutanaklarla belgelenir ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasının eki olarak tutulur.

8. POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

İmha Politikamız ıslak imzalı ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da Kişisel verilerin Korunması Kanunu Veri Yönetimi dosyasında saklanır.

9. POLİTİKANIN GÜNCELLENMESİ PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

10. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, 11/11/2019 tarihinde Şirket internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiştir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika'nın ıslak imzalı eski nüshaları Veri Sorumlusu tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Şirket arşivinde tarafından saklanır.

EK-1

PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ

PERSONELGÖREVSORUMLULUK

İsmail Çelik İnş. Ltd. Şti. (Çelen Kız Yurdu); Çelen Kız Yurdu hissedarları, müdürler kurulu üyeleri, personeli, Çelen Kız Yurdu'ın taşeron firmalarının personeli, birlikte iş yaptığı firmaların temsilcileri ve Çelen Kız Yurdu ziyaretçileri gibi herhangi bir gerçek kişiye ait olan ve Çelen Kız Yurdu tarafından işlenen kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve kişisel verisi işlenen kişilerin ("İlgili Kişi") yasal haklarını etkin şekilde kullanmasını sağlamaya önem vermektedir.

Çelen Kız Yurdu, faaliyetleri sırasında ve faaliyetleri gereği edindiği tüm kişisel verilerin işlenmesine; elde edilmesine, kaydedilmesine, depolanmasına, muhafaza edilmesine, değiştirilmesine, yeniden düzenlenmesine, açıklanmasına, aktarılmasına, devralınmasına, elde edilebilir hale getirilmesine, sınıflandırılmasına ya da kullanılmasının engellenmesine ilişkin tüm işlemlerini Çelen Kız Yurdu-Kişisel Verilerin İşlenmesine ve Korunmasına İlişkin Genel Politika ("Politika") uyarınca gerçekleştirmektedir. Çelen Kız Yurdu faaliyetlerinin devamlılığı için gereken ölçüyle sınırlı olmak kaydıyla kişisel veri işlemekte; bu verilerin işlenme sebepleri-amaçları, kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartlarını belirleyen KVK Kanununun 5. ve 6. maddelerinde belirlenen sınırları aşmamaktadır.

2.1.  Genel Politika

Çelen Kız Yurdu, kişisel verilerin işlenmesi-korunması konusunda izlediği genel politika uyarınca;

- İlgili Kişilerden sadece gerekli olan bilgileri, KVK Mevzuatına uygun olarak kanuni bir yükümlülük, işleme şartı ve/veya belirli bir amaç doğrultusunda talep etmekte,

- Kişisel verisini elde ettiği İlgili Kişileri, hangi verilerinin hangi amaçla talep edildiği, bu verilerin hangi şekilde, hangi amaçlarla ve ne zamana kadar saklanıp kaydedileceği, bu verilerin hangi amaçlarla, kimlere aktarılabileceği ve İlgili Kişinin hakları konusunda aydınlatmaktadır.

- Bir kişisel verinin işlenmesi için açık rıza alınması gereken durumlarda, İlgili Kişinin açık rızasını talep etmekte, rıza verilmesini hiçbir şekilde bir işlemin gerçekleşmesi/hizmetin sunulması için ön koşul haline getirerek zorunlu hale getirmemektedir.

- Elde ettiği tüm kişisel verileri, KVK Mevzuatına uygun olarak işlemekte ve korumakta; bu verilerin gizliliği için Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından belirlenen idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

- İşlemekte olduğu kişisel verilere ilişkin olarak başta kendi çalışanlarını bilinçlendirmekte; çalışanlarının kişisel verilere erişim yetkilerini görevlerinin gerektirdiği ölçüyle sınırlamakta ve iş sözleşmelerine kişisel verilerin korunması ile ilgili taahhütler eklemektedir. Bunun yanı sıra, veri aktardığı üçüncü kişi ve kurumlar ile de aktarılan kişisel verilerin işlenme şeklinin ve gizliliğinin güvence altına alınması için sözleşme imzalamaktadır. - Elde ettiği kişisel verileri sadece kanunda belirlenen süreler boyunca veya bu verilerin herhangi bir yolla saklanılmasının/kaydedilmesinin gerektiği süre boyunca tutmakta; kullanımına gerek kalmayan tüm kişisel verileri KVK Mevzuatına uygun olarak silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Çelen Kız Yurdu, bu süreci yönetebilmek adına kontrol ve imha süreçleri belirlemiş, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası oluşturmuştur.

- İlgili kişilerin işlenmekte olan kişisel verilerine ilişkin olarak kanunen sahip oldukları haklarını kullanabilmeleri için de gerekli prosedürü belirlemiştir.

2.2.Temel Prensipler

Çelen Kız Yurdu, işlemekte olduğu tüm kişisel verilerin;

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olması,
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olması,
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi,
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması,
5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi,

Konularına hassasiyetle yaklaşmakta ve bu prensiplere uygun olarak kişisel veri işlenmesi için gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

2.3.  Kişisel Verilerin Korunması Amacıyla Alınan Tedbirler

2.3.1. İdari Tedbirler

Mevcut Risk ve Tehditlerin Belirlenmesi

Çelen Kız Yurdu tarafından, kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı, mahiyeti gereği hangi derecede gizlilik seviyesi gerektirdiği, güvenlik ihlali halinde İlgili Kişi bakımından ortaya çıkabilecek zararın niteliği ve niceliği dikkate alınarak gerekli olmayan hiçbir bilginin alınmaması konusunda özen gösterilmekte, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi için gerekmesi durumunda İlgili Kişilerden açık rıza alınmakta, gizli belgeler sadece yetkili kişilerin ulaşabileceği ortamlarda saklanmakta ve kişisel veriler işlenme amaçları ortadan kalktıktan sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

2.3.1.1. Çalışanların Eğitilmesi ve Farkındalık Çalışmaları

Çelen Kız Yurdu tarafından, çalışanları, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmaması gibi konular hakkında bilgilendirilmiş, çalışanlarda farkındalık yaratılmış, güvenlik riskleri belirlenerek gerekli önlemler alınmış, çalışanların kişisel veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumlulukları, görev tanımlarını belirlenmiş, çalışanlarla kişisel verilerin gizliliğine ilişkin sözleşme imzalanmış, iş sözleşmelerine ve işçi yönetmeliğine gerekli maddeler eklenmiş ve çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine uymaması durumunda devreye girecek bir disiplin süreci belirlenmiştir.

2.3.1.2. Kişisel Veri Güvenliği Politikalarının ve Prosedürlerinin Belirlenmesi

Çelen Kız Yurdu tarafından, veri kayıt sistemlerinde hangi kişisel verilerin bulunduğu tespit edilmiş ve bu veriler ile bir envanter oluşturulmuş, mevcut güvenlik önlemleri incelenerek yasal yükümlülüklere uyum sağlanmış, politika ve prosedürler hazırlanmış, sorunlu alanlar belirlenerek gerekli tedbirler alınmış, düzenli olarak yapılacak kontrol periyodları belirlenmiş ve belgelenerek kontrollere başlanmış, kontrollerde geliştirilmesi gereken hususların belirlenmesi ve gerekli güncellemelerin yapılması yönünde karar alınmış, her kişisel veri kategorisi için ortaya çıkabilecek riskler ile güvenlik ihlallerinin nasıl yönetileceği belirlenmiştir.

2.3.1.3. Kişisel Verilerin Mümkün Olduğunca Azaltılması

Çelen Kız Yurdu tarafından, kişisel veriler, doğru güncel olarak işlenmekte, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmekte, yapılan periyodik kontrollerde işlenmekte olan kişisel verilere hala ihtiyaç olup olmadığı değerlendirilmekte, ihtiyaç duyulmayan kişisel veriler, kişisel veri saklama ve imha politikası uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmekte, yetkisiz erişimin önüne geçilebilmesi için sıklıkla erişim gerektirmeyen ve arşiv amaçlı tutulan kişisel veriler, daha güvenli ortamlarda muhafaza edilmektedir.

2.3.1.4. Veri İşleyenler ile İlişkilerin Yönetimi

Çelen Kız Yurdu tarafından, dışarıdan hizmet alınması sebebiyle veri aktarılan kişi/kurumların, bu kişisel verileri işlerken en az kendileri tarafından sağlanan güvenlik seviyesini sağlandıklarından emin olmak adına, veri işleyenlerle kişisel veri aktarımı sözleşmeleri imzalanmakta; söz konusu sözleşme aracılığıyla, veri işleyenin sadece Çelen Kız Yurdu'ın talimatları doğrultusunda, sözleşmede belirtilen veri işleme amaç ve kapsamına uygun ve kişisel verilerin korunması mevzuatı ile uyumlu şekilde hareket etmesi, kişisel veri saklama ve imha politikasına uyması, veri işleyenin, işlediği kişisel verilere ilişkin olarak süresiz sır saklama yükümlülüğüne tabi olması, söz konusu sözleşmede herhangi bir veri ihlali olması durumunda veri işleyenin bu durumu derhal Çelen Kız Yurdu'a bildirmekle yükümlü olması teminat altına alınmaktadır.

2.3.2. Teknik Tedbirler

2.3.2.1. Siber Güvenliğin Sağlanması

Çelen Kız Yurdu tarafından güvenlik duvarı, ağ geçidi yama yönetimi ve yazılım güncellemeleri kullanılmakta, sistemler için alınan güvenlik tedbirlerinin yeterli olup olmadığı düzenli olarak kontrol edilmekte, düzenli aralıklarla şifre ve parolaların değiştirilmesi sağlanmakta, yönetici hesabı ve admin yetkisi sadece ihtiyaç olan durumlarda kullanım için açılmakta, kullanıcı adı ve şifre kullanılmak suretiyle ilgili sistemlere erişimin sağlanmakta, Çelen Kız Yurdu‘la ilişikleri kesilen çalışanlar için zaman kaybetmeksizin hesap silinmekte ya da girişler kapatılmakta, anti virüs, antispam gibi ürünler kullanılmakta ve güncellenmekte, farklı internet sitelerinden kişisel veri temin edilirken, bağlantılar güvenli yollarla gerçekleştirilmektedir. Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından, güçlü ve kolay tahmin edilemeyecek şifre ve parolalar oluşturulmuş, şifre girişi deneme sayısı sınırlandırılmıştır. Kişisel veri içeren sistemlere erişim sınırlandırılmış, çalışanlara, yapmakta oldukları iş ve görevler ile yetki ve sorumlulukları için gerekli olduğu ölçüde erişim yetkisi tanınmış, kullanılmayan yazılım ve servisler cihazlardan kaldırılmış, erişim yetki ve kontrol matrisi ve ayrı bir erişim politika ve prosedürü oluşturulmuştur.

Kişisel veri güvenliğinin takibi, Çelen Kız Yurdu tarafından güvenlik yazılımı mesajları, erişim kontrolü kayıtları ve diğer raporlama araçları düzenli olarak kontrol edilmekte, bu sistemlerden gelen uyarılar üzerine harekete geçilmekte, bilişim sistemlerinin bilinen zafiyetlere karşı korunması için düzenli olarak zafiyet taramaları ve sızma testleri yapılmakta, ortaya çıkan güvenlik açıklarına dair testlerin sonucuna göre değerlendirmeler yapılmakta, bilişim sisteminin çökmesi, kötü niyetli yazılım, servis dışı bırakma saldırısı, eksik veya hatalı veri girişi, gizlilik ve bütünlüğü bozan ihlaller, bilişim sisteminin kötüye kullanılması gibi istenmeyen olaylarda deliller toplanmakta ve güvenli bir şekilde saklanmaktadır.

2.3.2.2. Kişisel Veri İçeren Ortamların Güvenliğinin Sağlanması

Çelen Kız Yurdu tarafından Çelen Kız Yurdu'a ait kişisel veri içeren kağıt ortamları, elektronik ortam ve cihazlar için önlem alınmakta, elektronik posta ya da posta ile aktarılan kişisel veriler tedbir alınarak gönderilmekte, kişisel veri içeren kağıt ortamındaki evraklar, sunucular, yedekleme cihazları, CD, DVD ve USB gibi cihazlar ek güvenlik önlemlerinin olduğu başka bir odaya alınarak kullanılmadığı zaman kilit altında tutulmakta, ortama giriş çıkış kayıtları tutulmakta, söz konusu evraklara yetkisiz erişimin önlenmekte, kişisel veri içeren cihazların kaybolması veya çalınması gibi durumlara karşı erişim kontrol yetkilendirmesi ve şifreleme yöntemleri kullanılmakta; bu kapsamda şifre anahtarı, sadece yetkili kişilerin erişebileceği bir ortamda saklanmakta ve yetkisiz erişimin önlenmekte, tam disk şifrelemesiyle dosyalar şifrelenmekte, uluslararası kabul gören şifreleme programları kullanılmaktadır.

Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından, çalışanların şahsi elektronik cihazlarının, bilgi sistem ağına erişim sağlaması sırasında güvenlik ihlali olmaması için güvenlik tedbirleri alınmıştır, elektronik ortamda tutulan kişisel veriler için ağ bileşenleri arasındaki erişimi sınırlandırılmıştır ve bileşenler ayrılmıştır.

2.3.2.3. Bilgi Teknolojileri Sistemleri Tedariki, Geliştirme ve Bakımı

Çelen Kız Yurdu tarafından, uygulama sistemlerinin girdilerinin doğru ve uygun olduğuna dair kontroller yapılmakta, arızalandığı ya da bakım süresi geldiği için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilen cihazların bakım ve onarım işlemi için gönderilmesinden önce, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için cihazlardaki veri saklama ortamı sökülerek saklanmakta veya sadece arızalı parçalar gönderilmekte, bakım ve onarım gibi amaçlarla dışarıdan personel geldiği zaman kişisel veriler kopyalanarak kurum dışına çıkarılmasını engellemek için gerekli önlemler alınmaktadır. Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından sisteme doğru girilmiş bilginin bozulup bozulmadığını kontrol etmek amacıyla uygulamalara kontrol mekanizmaları yerleştirilmiştir.

2.3.2.4.         Kişisel Verilerin Yedeklenmesi

Yedeklenen kişisel verilere sadece sistem yöneticisi tarafından erişilebilmekte, veri seti yedekleri ağ dışında tutulmakta ve tüm yedeklerin fiziksel güvenliği sağlanmaktadır. Bunlara ek olarak, Çelen Kız Yurdu tarafından kötü amaçlı yazılımlara karşı kişisel veri güvenliğini sağlamak için veri yedekleme stratejileri geliştirilmiştir.

2.4.  İlgili Kişilerin Başvuru Hakkı

Çelen Kız Yurdu, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verisini işlediği İlgili Kişileri KVK Kanunun 11.maddesi kapsamında sahip olduğu haklarla ilgili olarak bilgilendirmektedir. İlgili kişiler her zaman Çelen Kız Yurdu'a başvurarak:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde ve yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması durumunda bunların düzeltilmesini isteme,

• Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkmış olması şartıyla, kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme,

• Eksik veya yanlış işlenmiş olması sebebiyle kişisel verisinin düzeltilmesi işleminin; işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkmış olması sebebiyle, kişisel verisinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi durumlarında bu işlemlerin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• Kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhlerine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde, zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Bu yöndeki taleplerini içeren dilekçelerini, Mebusevleri Mahallesi Şerefli Sokak No:13 Tandoğan - Çankaya/ANKARA adresinde bulunan veri sorumlusu Çelen Kız Yurdu'a kimlik ibraz ederek şahsen başvuru yoluyla veya aynı adrese noter aracılığıyla göndermek suretiyle iletme hakkına sahiptir. Bu talepler, niteliğine göre en kısa sürede ve her halükarda en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından ücrete ilişkin yayınlanacak tarifedeki koşulların oluşması durumunda tarifedeki ücret mukabili sonuçlandırılacaktır. Çelen Kız Yurdu gerektiğinde başvuru sırasında veya başvuru değerlendirilirken ek bilgi ve belge talep etme hakkını saklı tutmaktadır. Çelen Kız Yurdu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını İlgili Kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde, Çelen Kız Yurdu tarafından gereği yerine getirilir. Başvurunun Çelen Kız Yurdu'ın hatasından kaynaklanması halinde varsa alınan ücret ilgiliye iade edilir.